อะไหล่เครื่องจักร : ส่วนที่มักถูกลืมในการจัดการงานบำรุงรักษา

อะไหล่เป็นชิ้นส่วนหรือชุดส่วนประกอบของเครื่องจักรและอุปกรณ์ ที่ใช้ในการเปลี่ยนเมื่อชิ้นส่วนเดิมชำรุดหรือเสื่อมสภาพ ซึ่งการเปลี่ยนอะไหล่นี้ถือว่าเป็นกิจกรรมหนึ่งของการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์นั้นๆ การจัดการอะไหล่โดยทั่วไปจะรวมถึงการจัดการวัสดุอื่นๆที่ใช้ในการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่เรียกว่า วัสดุซ่อมบำรุง

อะไหล่เป็นชิ้นส่วนหรือชุดส่วนประกอบของเครื่องจักรและอุปกรณ์ ที่ใช้ในการเปลี่ยนเมื่อชิ้นส่วนเดิมชำรุดหรือเสื่อมสภาพ ซึ่งการเปลี่ยนอะไหล่นี้ถือว่าเป็นกิจกรรมหนึ่งของการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์นั้น ๆ การจัดการอะไหล่โดยทั่วไปจะรวมถึงการจัดการวัสดุอื่น ๆ ที่ใช้ในการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่เรียกว่า วัสดุซ่อมบำรุง เช่น สารหล่อลื่น น้ำยาป้องกัน และสารหล่อเย็น เป็นต้น แต่มักพบว่าในการจัดการงานบำรุงรักษาส่วนใหญ่นั้น ไม่ได้นำเอาการจัดการอะไหล่มาร่วมพิจารณาด้วยเป็นผลให้การจัดการอะไหล่ของงานบำรุงรักษาเครื่องจักรที่เป็นอยู่ไม่มีประสิทธิภาพ

รวมทั้งมักไม่ได้รับการปรับปรุงแก้ไขอีกด้วย ซึ่งในข้อเท็จจริงแล้วการจัดการอะไหล่นั้น จะมีผลโดยตรงต่อสมรรถนะความพร้อมใช้งานและค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาของเครื่องจักรและอุปกรณ์ โดยค่าอะไหล่จะมีมูลค่ามากกว่า 60 เปอร์เซ็นต์ของค่าบำรุงรักษาทางตรง(เงินเดือน ค่าจ้าง ค่าอะไหล่ ค่าดำเนินงาน และอื่น ๆ) นอกจากนี้ถ้าการสำรองอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงไว้ในคลังพัสดุของโรงงานมากเกินไป แม้จะช่วยให้สมรรถนะความพร้อมใช้งานของเครื่องจักรและอุปกรณ์สูงขึ้นบ้าง แต่ก็จะทำให้ต้องใช้เงินทุนมากเกินความจำเป็นและรับภาระในด้านดอกเบี้ยที่สูงตามมา
.
นอกเหนือไปจากการสูญเสียโอกาสที่จะนำเอาเงินทุนส่วนนี้ไปใช้ในด้านอื่น ในทางตรงกันข้ามถ้าการสำรองอะไหล่และวัสดุในการซ่อมบำรุงไว้ในคลังพัสดุของโรงงานน้อยเกินไป โอกาสของการขาดอะไหล่เมื่อต้องการจะใช้ก็จะมีสูง ทำให้เครื่องจักรและอุปกรณ์ที่ชำรุดเสียหายและต้องการใช้อะไหล่ที่ไม่มีสำรองไว้ในคลังพัสดุต้องหยุดเป็นเวลานาน ทำให้สมรรถนะความพร้อมใช้งานของเครื่องจักรและอุปกรณ์นั้น ๆ ลดลง และค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาทางอ้อม(ค่าสูญเสียโอกาสในการผลิต) ก็จะสูงขึ้น โดยทั่วไปก็จะมีมูลค่ามากกว่าอะไหล่ที่ต้องการจะใช้หลายเท่า
.
ในเมื่อการจัดการอะไหล่มีผลกระทบต่อทั้งสมรรถนะความพร้อมใช้งานของเครื่องจักรและอุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา ซึ่งเป็นวัตถุประสงค์หลักของการบำรุงรักษาที่จะพยายามให้สมรรถนะความพร้อมใช้งานสูงสุด โดยมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำสุดแล้ว แต่ทำไมการจัดการอะไหล่จึงมักไม่ได้ถูกหยิบยกกันขึ้นมาหาทางแก้ไขและปรับปรุงกันอย่างจริงจัง คำตอบก็คือ
.
ประการแรก เนื่องจากผู้บริหารและผู้ที่รับผิดชอบในด้านการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ของโรงงาน ส่วนใหญ่ยังขาดความรู้ความเข้าใจอย่างเพียงพอที่จะนำมาแก้ไขปัญหาและปรับปรุงการจัดการอะไหล่ได้
ประการที่สอง เนื่องจากการขาดแคลนข้อมูลในด้านการจัดการอะไหล่ที่จะสามารถนำมาวิเคราะห์ เพื่อให้รู้ถึงปัญหาและสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ตัวอย่างเช่น ไม่มีการแยกกันอย่างชัดเจนระหว่างอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงกับวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในการผลิต และค่าอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงก็จะมีข้อมูลเฉพาะราคาที่ซื้อ แต่ไม่มีค่าใช้จ่ายในการสั่ง และค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา เป็นต้น
.
ดังนั้นถ้าจะปรับปรุงการจัดการงานบำรุงรักษาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จะต้องคำนึงถึงการจัดการอะไหล่ร่วมไปด้วยเสมอ โดยเริ่มจากการศึกษาหาแนวทางการจัดการอะไหล่ที่เหมาะสม และจัดให้มีการเก็บข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวกับการจัดการอะไหล่
.
ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบก่อนจะเริ่มดำเนินการแก้ไขและปรับปรุงสิ่งหนึ่งสิ่งใดในหน่วยงาน ควรที่จะต้องศึกษาในเรื่องที่เกี่ยวข้องให้ท่องแท้เสียก่อน โดยในกรณีของการแก้ไขปัญหา ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบก็ควรจะตั้งคำถามว่าปัญหามีอยู่จริงหรือไม่ และถ้ามี ปัญหานั้นคืออะไร แล้วค่อยหาวิธีแก้ไขต่อไป ส่วนในกรณีของการปรับปรุงก็ควรจะประเมินสถานการณ์ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันว่าอยู่ในตำแหน่งไหนหรือเป็นอย่างไร และควรจะปรับปรุงไปสู่ตำแหน่งไหนหรือให้เป็นอย่างไร
.
ในด้านการจัดการอะไหล่ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบส่วนใหญ่มักจะละเลยกับปัญหาที่เกิดขึ้นหรือไม่รู้ถึงสถานการณ์ที่เป็นอยู่ตามเหตุผลที่ได้อธิบายไว้ข้างต้นแล้ว ดังนั้นเพื่อที่จะให้ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบหันกลับมามองถึงปัญหาและสถานการณ์ของการจัดการอะไหล่ที่ใช้ในการบำรุงรักษา และให้นำไปสู่การแก้ไขและปรับปรุงในอนาคต ก็จำเป็นที่จะต้องยอมรับถึงปัญหาที่มีอยู่หรือสถานการณ์ที่เป็นอยู่เสียก่อนในเบื้องต้น โดยวิธีหนึ่งที่สามารถทำให้ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบยอมรับได้ง่ายก็คือ การให้ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบตอบคำถามที่เกี่ยวข้องแต่ละคำถามด้วยคำตอบในทำนองว่าใช่หรือไม่ใช่เท่านั้น

ในด้านการจัดการอะไหล่นี้จะมีคำถามอยู่ 10 ข้อ ดังนี้ คือ

1. ท่านมีวิธีการที่ชัดเจนในการสั่ง การเลือกผู้จำหน่าย การส่งของ การตรวจรับ การจัดเก็บ และการเบิกจ่าย อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่ใช้ในหน่วยงานของท่านหรือไม่
2. พนักงานที่เกี่ยวข้องกับอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุง ได้แก่ พนักงานบำรุงรักษา พนักงานคลังพัสดุ และพนักงานจัดซื้อ ในหน่วยงานของท่านได้ดำเนินการตามวิธีที่ท่านได้กำหนดไว้ในข้อที่ 1 อย่างเคร่งครัดหรือไม่
3. การสั่งอะไหล่มาสำรองเพิ่มเติมจากที่ถูกเบิกจ่ายใช้ไปในหน่วยงานของท่าน ได้ดำเนินการตามสูตรหรือหลักเกณฑ์ที่ได้กำหนดขึ้นตามหลักวิชาการหรือไม่
4. ท่านรู้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการสั่งอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงในหน่วยงานของท่านหรือไม่
5. ท่านรู้ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงไว้ในคลังพัสดุของหน่วยงานของท่านหรือไม่
6. ท่านมีวิธีการที่จะนำเอาอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่ใช้ไม่ได้แล้วกลับมาใช้ให้เป็นประโยชน์ในหน่วยงานของท่านหรือไม่
7. ท่านมีวิธีการที่จะจัดการกับอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงซึ่งล้าสมัยที่อยู่ในคลังพัสดุของหน่วยงานของท่านหรือไม่
8. ท่านมีโครงการจัดทำหรือจัดหาอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงในท้องถิ่นแทนการสั่งซื้อจากต่างประเทศหรือไม่
9. ระดับการบริการ (service level) อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงของคลังพัสดุที่เป็นอยู่ของหน่วยงานของท่านเพียงพอหรือไม่
10. ท่านสามารถดูข้อมูลที่เกี่ยวกับอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงได้ตลอดเวลาหรือไม่
ถ้าคำตอบของผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ข้างต้นในแต่ละข้อเป็นคำตอบในทำนองยอมรับ(คำตอบว่าใช่) ได้แก่ มีวิธีการที่ชัดเจน ได้ดำเนินการอยู่ รู้ตัวเลขค่าใช้จ่าย มีวิธีการจัดการ มีโครงการที่จัดทำหรือจัดหาเพียงพอและสามารถทำได้ ก็แสดงว่าการจัดการอะไหล่สำหรับการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ในโรงงานของท่านที่เป็นอยู่ดีแล้ว ควรดำเนินการตามแนวทางที่ได้กำหนดไว้ต่อไป แต่ถ้าคำตอบของผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์สำหรับคำถามข้างต้นข้อใดข้อหนึ่งหรือหลายข้อเป็นคำตอบในทำนองไม่ยอมรับ (คำตอบว่าไม่ใช่) ได้แก่ ไม่มีวิธีการที่ชัดเจน ยังไม่ได้ดำเนินการ ไม่รู้ตัวเลขค่าใช้จ่าย ไม่มีวิธีการจัดการ ไม่มีโครงการที่จัดทำหรือจัดหาไม่เพียงพอและไม่สามารถทำได้ ก็แสดงว่าการจัดการอะไหล่สำหรับการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ในโรงงานของท่านยังคงมีปัญหาที่จะต้องแก้ไข หรือยังจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแนวทางที่ใช้ดำเนินการอยู่

วงจรของการจัดการอะไหล่
วัตถุประสงค์ที่สำคัญของการจัดการอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงก็คือ การจัดการให้ได้และมี อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่ถูกต้อง อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่มีคุณภาพตามที่กำหนด อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงด้วยราคาที่เหมาะสม การเก็บสำรองอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงในสถานที่ เวลา และปริมาณที่เหมาะสม ดังนั้นเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ดังกล่าวจำเป็นต้องมีการจัดการอะไหล่เป็นระบบซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมที่สำคัญต่าง ๆ ตามลำดับเป็นวงจรตามที่แสดงไว้ในรูปที่ 1 คือ
.
1. การวางแผน เป็นการกำหนดงานหรือกิจกรรมต่างๆไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การจัดการอะไหล่บรรลุถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เช่น เพื่อสนับสนุนให้สมรรถนะความพร้อมใช้งานของเครื่องจักรและอุปกรณ์ไม่น้อยกว่า 80 เปอร์เซ็นต์ และ/หรือระดับการบริการจะต้องไม่น้อยกว่า 90 เปอร์เซ็นต์ และ/หรือค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงโดยรวม จะต้องไม่เกิน 20 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าอะไหล่และวัสดุที่เก็บไว้ในคลังพัสดุ เป็นต้น
.
2. การกำหนดความต้องการ เป็นการกำหนดความต้องการทั้งอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่จะต้องใช้ เพื่อให้สมรรถนะความพร้อมใช้งานเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ และความต้องการทรัพยากรในการจัดการ ได้แก่ บุคลากร สถานที่และอุปกรณ์ในการจัดเก็บ และเงินทุนด้วย
.
3. การจัดหา เป็นการให้ได้อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงมาตามความต้องการทั้งปริมาณ คุณภาพ ระยะเวลา และราคาที่เหมาะสม ซึ่งการจัดหานี้สามารถทำได้หลายวิธี เช่น การซื้อ การจ้างทำ และการผลิตขึ้นมาเอง เป็นต้น โดยการจัดหานี้จะรวมการตรวจรับอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่จัดหามาด้วย

4. การแจกจ่าย เป็นการควบคุมการเบิกจ่ายอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุง ซึ่งจะรวมถึงการบริหารคลังพัสดุ โดยมีการจัดเก็บอะไหล่และวัสดุซ่อมในคลังพัสดุให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ได้แก่ การใช้พื้นที่ที่มีอยู่ให้ประโยชน์สูงสุด การจัดวางอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงในตำแหน่งที่เหมาะสม รวมทั้งมีระเบียบและข้อปฏิบัติเกี่ยวกับการเก็บรักษาที่ปลอดภัยด้วย
.
5. การบำรุงรักษา เป็นการบำรุงรักษาอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่เก็บไว้ในคลังพัสดุให้อยู่ในสภาพพร้อมจะจ่ายได้ทันที ซึ่งประกอบกิจกรรมที่สำคัญคือ การตรวจสอบสภาพของอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงอย่างสม่ำเสมอ และการป้องกันไม่ให้อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงเสื่อมสภาพเร็วกว่าที่ควรจะเป็น
.
6. การจำหน่าย เป็นขั้นตอนสุดท้ายของการจัดการอะไหล่ โดยเป็นการจำหน่ายอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่เสื่อมสภาพหรือไม่มีความจำเป็นในการใช้งานอีกต่อไป เพื่อลดภาระในการจัดเก็บและดูแลรักษาและเพื่อให้มีสถานที่ในการจัดเก็บเพิ่มเติม โดยให้มีการนำเอาข้อมูลของการจำหน่ายนี้ไปพิจารณาในขั้นตอนของการวางแผนต่อไป

ลักษณะของการจัดการอะไหล่
การจัดการอะไหล่ตามขั้นตอนต่างๆตามที่ได้อธิบายไว้แล้วข้างต้นนั้นจำเป็นที่จะต้องมีการตัดสินใจในปัจจัยที่สำคัญๆ ได้แก่ ระดับของการบริการ(service level) การขาดแคลนอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่ยอมรับได้(acceptable stockouts) ปริมาณอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่สำรองเผื่อไว้(safety stock) ปริมาณที่จะสั่งในแต่ละครั้ง และเวลาที่จะสั่ง ซึ่งปัจจัยต่างๆเหล่านี้ส่วนใหญ่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าปริมาณอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่สำรองเผื่อไว้มีจำนวนมาก โอกาสของการขาดแคลนอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงนั้นๆก็จะมีน้อย แต่ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บก็จะสูง แต่ถ้าปริมาณอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่สำรองเผื่อไว้มีน้อยโอกาสของการขาดแคลนอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงนั้นๆก็จะมีมาก แต่ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บจะลดลง ดังนั้นลักษณะของการจัดการอะไหล่มักเป็นการชั่งน้ำหนักหรือการหาจุดหรือปริมาณที่มีค่าใช้จ่ายหรือเงินทุนรวมที่ต่ำที่สุดของทางเลือกสองทางซึ่งแปรผันไปกับปริมาณ หรือเพื่อเลือกเอาแนวทางหรือวิธีการหรือปริมาณที่มีค่าใช้จ่ายหรือเงินทุนที่ประหยัดกว่า ตัวอย่างเช่น ปริมาณที่จะสั่งก็จะเป็นการชั่งน้ำหนักระหว่างค่าใช้จ่ายในการสั่งอะไหล่(cost of ordering) กับค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บอะไหล่ไว้ในคลังพัสดุ(cost of holding) โดยค่าใช้จ่ายในการสั่งอะไหล่ประกอบด้วย
.
• ค่าใช้จ่ายในการตัดสินใจว่าจะสั่งอะไหล่หรือวัสดุซ่อมบำรุงใดบ้าง (กระทำโดยการตรวจสอบบัตรรายการอะไหล่)
• ค่าใช้จ่ายในการจัดทำใบสั่งซื้อ (รวมการตรวจสอบรายละเอียดของผู้จำหน่าย)
• ค่าใช้จ่ายในการพิจารณาอนุมัติการสั่งซื้อ
• ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งใบสั่งซื้อและแจ้งให้ผู้จำหน่ายทราบ รวมถึงการติดตามอะไหล่ที่สั่งไปแล้วจากผู้จำหน่ายด้วย
• ค่าใช้จ่ายในการตรวจรับอะไหล่ที่สั่งมาว่าถูกต้องตามที่กำหนดหรือไม่
• ค่าใช้จ่ายในการจัดเตรียมเอกสารเพื่อเบิกจ่ายค่าอะไหล่ให้แก่ผู้จำหน่ายส่วนค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บอะไหล่ไว้ในคลังพัสดุจะประกอบด้วย
• ค่าใช้จ่ายของเงินทุนที่ใช้ไปในการจัดหาอะไหล่มาเก็บไว้ในคลังพัสดุ ซึ่งโดยทั่วไปก็จะคิดเป็นค่าดอกเบี้ยที่จะต้องเสียไปในการกู้เงินมาลงทุ
• ค่าใช้จ่ายของการประกันอะไหล่ที่จัดเก็บไว้ในคลังพัสดุ ซึ่งก็คือค่าเบี้ยประกันที่ต้องเสียให้กับบริษัทรับประกัน
• ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไปในการเก็บรักษาอะไหล่ไว้ในคลังพัสดุรวมถึงค่าใช้จ่ายสำหรับคลังพัสดุเอง ( ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำ ค่าเสื่อมราคาของอาคาร เป็นต้น )
• ค่าใช้จ่ายของการล้าสมัย การเสื่อมสภาพ และการสูญหายของชิ้นส่วน
.
ตัวอย่างอีกตัวอย่างหนึ่งก็คือการกำหนดระดับคงคลังหรือปริมาณอะไหล่ที่จะจัดเก็บไว้ในคลังพัสดุที่เหมาะสม ก็จะพิจารณาจากค่าใช้จ่ายรวมของค่าใช้จ่ายของการมีอะไหล่จัดเก็บไว้ในคลัง และค่าใช้จ่ายของการไม่มีอะไหล่จัดเก็บไว้ในคลังที่ระดับคงคลังต่างๆ โดยระดับคงคลังที่เหมาะสมก็คือ ระดับคงคลังที่มีค่าใช้จ่ายรวมที่ต่ำที่สุด
ซึ่งค่าใช้จ่ายในการมีอะไหล่เก็บไว้ในคลังพัสดุ ประกอบด้วย
• ค่าใช้จ่ายในการสั่งอะไหล่ตามรายละเอียดข้างต้น
• ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บอะไหล่ไว้ในคลังพัสดุตามรายละเอียดข้างต้น
โดยค่าใช้จ่ายในการมีอะไหล่เก็บไว้ในคลังพัสดุนี้จะแปรผันไปกับระดับคงคลังหรือปริมาณของอะไหล่ที่จัดเก็บไว้ในคลัง ซึ่งถ้าระดับคงคลังสูงค่าใช้จ่ายในการมีอะไหล่เก็บไว้ในคลังพัสดุก็จะสูงไปด้วย ส่วนค่าใช้จ่ายของการไม่มีอะไหล่เก็บไว้ในคลังพัสดุจะเกิดขึ้นเมื่อเครื่องจักรและอุปกรณ์ชำรุดเสียหายและต้องการใช้อะไหล่แต่ไม่มีอะไหล่นั้นเก็บไว้ในคลังพัสดุ ซึ่งจะประกอบด้วย
.
• ค่าสูญเสียโอกาสในการผลิต การขาย และการตลาด
• ค่าใช้จ่ายคงที่ในช่วงเวลาที่ไม่ได้ทำการผลิต
• ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากการจัดหาอะไหล่ในกรณีเร่งด่วน เช่น ค่าขนส่งทางเครื่องบิน เป็นต้น
• ค่าใช้จ่ายอื่นๆอันเป็นผลมาจากเครื่องจักรและอุปกรณ์ต้องหยุดการผลิต
.
โดยค่าใช้จ่ายในการไม่มีอะไหล่เก็บไว้ในคลังพัสดุนี้ จะแปรผันไปกับระดับคงคลังหรือปริมาณของอะไหล่ที่จัดเก็บไว้ในคลังเช่นกัน ซึ่งถ้าระดับคงคลังสูงโอกาสของการขาดแคลนอะไหล่ เมื่อเครื่องจักรและอุปกรณ์ชำรุดเสียหายก็จะน้อยลงนั่นก็คือ ค่าใช้จ่ายในการไม่มีอะไหล่เก็บไว้ในคลังพัสดุก็จะต่ำลงด้วย
.
การจำแนกประเภทของอะไหล่
เนื่องจากอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่ใช้ในการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์มีหลากหลาย ซึ่งเมื่อคิดตามมูลค่าของอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงแต่ละชิ้นแล้วก็จะมีตั้งแต่ชิ้นละไม่กี่บาทจนถึงชิ้นละเป็นแสนหรืออาจเป็นล้านบาท ดังนั้นการจัดการอะไหล่ทุกชิ้นด้วยวิธีเดียวกันจึงเป็นสิ่งที่ไม่ถูกต้อง การจำแนกประเภทอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงโดยการวิเคราะห์ที่เรียกว่า การวิเคราะห์ ABC (ABC analysis) จะเป็นเครื่องมืออันหนึ่งที่จะช่วยให้การจัดการอะไหล่สามารถทำได้ง่ายขึ้น ซึ่งในการวิเคราะห์ ABC นี้เป็นการจำแนกประเภทอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงออกเป็น 3 กลุ่ม คือ
.
1. อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงกลุ่ม A เป็นอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่มีมูลค่าต่อชิ้นสูง มีอัตราการใช้สูง มีมูลค่ารวม 75 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด และมีจำนวนรายการเพียง 15 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนรายการทั้งหมด
2. อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงกลุ่ม B เป็นอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่มีมูลค่าต่อชิ้นปานกลาง มีอัตราการใช้ปานกลาง มีมูลค่ารวมประมาณ 15 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด และมีจำนวนรายการ 30 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนรายการทั้งหมด
3. อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงกลุ่ม C เป็นอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่มีมูลค่าต่อชิ้นต่ำ มีอัตราการใช้ต่ำ มีมูลค่ารวมประมาณ 5 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด และมีจำนวนรายการ 40 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนรายการทั้งหมด
.
สำหรับการควบคุมก็จะเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่ว่าอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่มีความสำคัญมาก ควรจะมีการควบคุมที่ใกล้ชิดกว่าอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่มีความสำคัญน้อยกว่า ซึ่งอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงแต่ละกลุ่มตามการวิเคราะห์ ABC จะมีวิธีการควบคุมที่แตกต่างกัน คือ
.
1. อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงกลุ่ม A จะต้องมีการควบคุมอย่างใกล้ชิด มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ มีการติดตามอย่างใกล้ชิด และต้องมีข้อมูลที่สมบูรณ์ ถูกต้อง และทันสมัย
2. อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงกลุ่ม B จะมีการควบคุมตามปกติ มีการเก็บบันทึกข้อมูลที่ดี และต้องให้การเอาใจใส่อย่างสม่ำเสมอ
3. อะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงกลุ่ม C มีการควบคุมอย่างง่าย ๆ มีการเก็บบันทึกข้อมูลเท่าที่จำเป็น มีการจัดเก็บไว้ในคลังพัสดุเป็นจำนวนมาก

แนวทางในการปรับปรุง
เมื่อผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ ยอมรับปัญหาและสถานการณ์ของการจัดการอะไหล่ที่เป็นอยู่ และมีพื้นฐานในด้านการจัดการอะไหล่แล้ว สามารถที่จะจัดให้มีโครงการปรับปรุงการจัดการอะไหล่ได้ ซึ่งอาจจะประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ คือ
.
1. การใช้วิธีการวิเคราะห์ ABC เพื่อจำแนกอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่ใช้อยู่ แล้วดำเนินการควบคุมตามกลุ่มที่ได้จำแนก
2. การทบทวนวิธีการในการจัดหาที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน เพื่อปรับปรุงให้ง่ายขึ้นและลดค่าใช้จ่ายลง
3. การตรวจสอบและดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสมในการจำหน่ายอะไหล่และวัสดุซ่อมบำรุงที่ล้าสมัย เสื่อมสภาพ และเกินความต้องการ
4. การตรวจสอบและดำเนินการกำจัดอะไหล่ที่ซ้ำซ้อน ได้แก่ ตลับลูกปืน สายพาน และอื่น ๆ โดยการแยกออกไปเป็นอะไหล่มาตรฐานที่สามารถใช้ได้กับเครื่องจักรและอุปกรณ์หลายเครื่อง
5. การตรวจหาอะไหล่ที่มีราคาแพงที่ไม่ควรจัดเก็บไว้เลย
6. การพิจารณาเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่เหมาะสมกับการจ้างเหมาบำรุงรักษา
7. การนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการอะไหล่
.
ซึ่งเมื่อมีโครงการปรับปรุงการจัดการอะไหล่แล้ว ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบก็จะต้องจัดหาบุคลากรมาดำเนินงานและก็ต้องให้เวลา เพื่อให้สามารถเห็นผลจากการปรับปรุงที่ได้ดำเนินการไปแล้ว